Creación de Oferta

Habrá una nueva página de creación de oferta y finalización con cambios en la organización y presentación. Para que sea más intuitiva para todos los usuarios, tendrá un nuevo diseño de página y también algunas nuevas funcionalidades.

Los pasos exhibidos a lo largo de la creación de oferta mostrarán varios estados y colores a lo largo del expediente. Cada uno de los siguientes pasos se mostrará en la parte superior de la página.

• Información General;
• Formulario de Respuesta;
• Documentos;
• Terminar y enviar.

Diseño de Creación de Oferta

Al entrar en la página de creación de oferta, tendrá disponible un nuevo diseño y también algunas nuevas funcionalidades.

La cabecera de la página de creación de la oferta será siempre visible a través de la página con la siguiente información disponible en el lado izquierdo y derecho (botón "Volver a la Carpeta del expediente" (lado del proveedor) o " Volver a la Carpeta del expediente " (lado de la entidad contratante, cuando se trata de propuestas externas), referencia de la propuesta, nombre de la entidad contratante, tipo de expediente, referencia de la solicitud y también el título de la solicitud):

En la parte derecha de la cabecera, los proveedores dispondrán de una cuenta regresiva para ver información más detallada, y arriba se presenta la fecha límite para enviar ofertas. Esta cuenta regresiva estará disponible para todas las ofertas.

Para acceder más rápidamente a un conjunto de campos específico, los usuarios pueden utilizar los anclajes situados en la parte izquierda de la página. En panel de anclaje permite al usuario seleccionar uno de los conjuntos de campos y al seleccionarlo se le redirige automáticamente a la ubicación de ese conjunto de campos en la página.

NOTA: El usuario podrá ocultar o mostrar los anclajes a través de una flecha.

En la esquina inferior derecha de la pantalla, tendrá disponibles los siguientes botones a lo largo del proceso de creación de propuesta:

Botón “Guardar”

En la barra que aparece en la esquina inferior derecha, también está el botón “Guardar”. Haciendo clic en este botón será posible guardar la oferta en cualquier momento, aunque no se hayan rellenado todos los campos obligatorios, ya que todas las validaciones se harán a través del último paso para publicar la oferta.

Botón “Validar”

Al crear la oferta, los errores se mostrarán en la herramienta “Validar”.

El usuario podrá validar los errores durante la creación de la oferta hacienda clic en la herramienta “Validar” disponible en la parte derecha de la pantalla. En caso de que el usuario llegue al último paso y falten campos/preguntas/documentos, el cajón de validar se abrirá automáticamente.

Botón “Más Opciones” – Opción de “Duplicar”

Para duplicar la oferta y enviar una oferta variante, los usuarios tendrán que hacer clic en el botón “Más Opciones” que aparece en la esquina inferior derecha. Al hacer clic en él, aparecerán las acciones de duplicar y borrar. Al hacer clic en la opción de “Duplicar”, la nueva oferta se creará con los mismos datos rellenados en la oferta anterior y el usuario será remitido automáticamente a esa página la vista de edición.

Si el usuario hace clic en la opción de “Duplicar”, se abrirá un modal de confirmación preguntando si desea guardar la oferta actual o descartar los cambios.

Botón “Más Opciones” – Opción de “Borrar”

Al igual que la opción anterior (“Duplicar”), la opción de “Borrar” también se encuentra dentro del botón “Más Opciones”.

Tras eliminar la oferta, los usuarios serán redirigidos a la página del área de trabajo correspondiente y aparecerá un mensaje indicando que “La oferta ha sido eliminada con éxito”

Botones “Anterior” y “Siguiente”

Hay dos botones en una barra situada en la parte inferior de la página. El botón “Anterior” permite a los usuarios navegar al paso anterior. Esta acción solo estará disponible cuando haya al menos un paso anterior que no está bloqueado.

Cuando haya pasos anteriores y no sea posible retroceder o cuando el usuario esté en el primer paso (Información General), el botón será visible, sin embargo, estará desactivado.

En caso de que desee ir al siguiente paso(s) y/o navegar entre los pasos a través de los mismos, puede hacer clic en el botón “Siguiente”.

Botón “Crear Oferta Externa”

El botón “Siguiente” es diferente en este primer paso. Para que la entidad contratante pueda desbloquear y avanzar oficialmente a los siguientes pasos, tendrá que pulsar en “Crear oferta externa”, y para ello es necesario definir al menos el proveedor y la referencia de la oferta. Una vez creada la oferta con el proveedor y la referencia, se desbloquean los siguientes pasos y este botón servirá para avanzar.

Creación / Edición de ofertas para las rondas de negociación

La creación / edición de ofertas para las rondas de negociación será similar a la creación de ofertas en la primera fase. Las grandes diferencias son los campos de título y descripción, los cuales se rellenan automáticamente según lo definido para cada expediente.

Además, a la hora de negociar un expediente con lotes, la tabla de lotes será visible, sin embargo, el proveedor sólo podrá visualizarla. Por lo tanto, la tabla de lotes no puede ser modificada por el proveedor y sólo le mostrará los lotes definidos para negociar.

Modificaciones

Para editar fácilmente las ofertas en la edición será posible ver cuándo se aplicó una modificación:

Cuando haya cambios en un expediente que requiera correcciones en las ofertas y que los proveedores ya tengan ofertas en edición, aparecerá un mensaje de alerta indicando estos cambios.

Debajo del mensaje de alerta de la modificación, hay un botón para ver los detalles. Al hacer clic en “ver detalles” se abrirá una ventana emergente que mostrará todos los detalles.

El botón para aplicar los cambios en mi oferta basados en la modificación estará disponible debajo del mensaje de alerta, y cuando el usuario haga clic para aplicar las modificaciones, se actualizarán todos los campos que tenían cambios.

Cuando la oferta no es válida debido a una modificación que se publicó después de enviar la misma, se mostrará una alerta con un mensaje.

1. Paso de “Información General”  

En este paso se presentará toda la información que ya se muestra actualmente, pero se añadirán los detalles para definir qué lotes pretenden responder los proveedores (cuando sea aplicable) para que el proceso sea más rápido.

Para utilizar los lotes a aplicar es necesario (des)seleccionar la columna “Responder a este lote” y por defecto se seleccionarán todos los lotes. Cuando haya lotes en los que el proveedor no haya sido invitado o no pueda responder, la casilla se desactivará y aparecerá un icono de alerta que mostrará un texto de ayuda al pasar el ratón por encima (véase las figuras siguientes).

Cuando haya lotes y el proveedor no seleccione al menos un lote para responder, no podrá pasar a los siguientes pasos. Aparecerá un mensaje de alerta advirtiendo que es obligatorio seleccionar al menos un lote para responder para continuar con esta oferta.

En el caso de que estemos respondiendo a un expediente con Formulario Principal (GovPT), cuando haya una pregunta sobre el plazo de ejecución de los trabajos, este campo se mostrará al final del conjunto de campos “Información del Formulario Principal” y se añadirán los dos campos siguientes:

• Tiempo necesario para ejecutar trabajos (Días): Sólo será visible cuando sea aplicable
• Artículo de la propuesta (Esta propuesta debe ser conforme al Anexo II de la Ley nº96/2015): Una alerta diciendo que el formulario principal se generará automáticamente.

Por otro lado, la información relativa al artículo de la propuesta para BASE se mostrará después del campo de la fecha límite, cuando sea aplicable.

1.1. “Miembros del grupo de empresas” conjunto de campos

La tabla de miembros del grupo de empresas tendrá la misma información, pero con algunos cambios en sus funcionalidades:

• Por defecto, mi propia entidad se establecerá como líder;
• Para establecer otra entidad como líder haga clic en la opción que aparece en el lado derecho (Establecer como líder);
• Las empresas que no son líderes siempre tendrán un enlace URL para establecerse como tales;
• Las empresas que podemos borrar (todas las empresas añadidas excepto mi propia empresa) de la tabla tendrán un icono en línea en el lado derecho para borrar.
• Si el usuario rellena los porcentajes de las empresas y el total supera el 100%, en total aparecerá un icono de error, y en el paso de validación aparecerá un mensaje advirtiendo que el total de representación de las empresas supera el 100%. Cuando el total de representación sea igual al 0%, también aparecerá este error de validación o alerta.
• La última columna mostrará el valor total correspondiente al porcentaje de cada empresa y el valor correspondiente de la oferta.
• Al borrar una entidad que es líder, mi propia entidad pasará como líder de la propuesta.

 Para añadir empresas a la oferta como grupo de empresas hay que hacer clic en “+ Añadir entidad” y a continuación, se abrirá un modal para buscar y seleccionar empresas.

NOTA: Si el usuario no encuentra la entidad que quiere añadir, también tiene disponible un botón para registrar una nueva entidad que abrirá una nueva pestaña de registro.

2. Paso de “Formulario de Respuesta”

El formulario de respuesta tendrá una nueva y mejorada disposición y estructura de los de los formularios a la hora de crear la oferta que ayudará a los usuarios a leer y entender los datos que en él se presentan (secciones y subsecciones).

Los sobres y sus preguntas se dividirán en pasos, para simplificar la forma de responder a una oportunidad.

Dentro del paso del formulario de respuesta, se muestran anclajes según las secciones y preguntas disponibles. Así, estos anclajes tienen un subnivel para todas las preguntas porque están dentro de secciones. 

2.1. Añadir Comentarios

Al crear una oferta, el usuario podrá insertar comentarios y también adjuntos en la lista de precios. Para añadir un comentario o un archivo, debe hacer clic en los 3 puntos disponibles para cada elemento de la lista de precios.

Cuando añadan un comentario se mostrará un texto para el comentario y también un icono de “papelera” para borrar el comentario debajo del artículo.

Cuando un usuario hace clic en crear comentario, pero deja este campo vacío, el comentario desaparecerá.

Los archivos cargados por el proveedor se mostrarán debajo de los comentarios y también podrá descargar (sólo cuando no haya encriptación de los archivos automáticamente) o borrar el archivo.

En la lista de precios, el usuario podrá ver otros comentarios y documentos proporcionados por la entidad contratante, sin embargo, no podrá borrar o cambiar esta información. Sólo podrá ver la información o descargar los archivos adjuntos por la entidad.

2.2. Cargar archivos

Los proveedores pueden adjuntar archivos con el paso del formulario de respuesta, para simplificar el proceso de añadir documentos.

Así, cuando una pregunta específica del formulario de respuesta requiera evidencias, se mostrará debajo un campo para cargar dichas evidencias. Después de cargar/importar las mismas, este documento o archivo también estará disponible en los documentos de la oferta.

NOTA: también será posible arrastrar y soltar un archivo, dentro de un área específica.

Cuando haya un adjunto, será posible cargar el/los archivo(s) directamente en el paso del formulario de respuesta. Estos documentos también estarán disponibles en los documentos de la propuesta y permitirán también arrastrar y soltar los archivos desde su ordenador.

2.3. Botón “Exportar” e “Importar” Lista de Precios

Para cada lista de precios presentada en el formulario de respuesta, habrá disponibles dos botones que permitirán a los usuarios exportar e importar la lista de precios. El formato de archivo a exportar dependerá de las configuraciones establecidas en las configuraciones de entidad.

3. Paso “Documentos”

La opción de firmar los documentos de la oferta estará disponible dentro de este paso y le permitirá firmar los documentos adjuntos en el formulario de respuesta del paso de documentos.

Para utilizar esta opción, el usuario debe seleccionar los documentos que desea firmar y hacer clic en el botón “Firmar”. Al hacer clic en esta opción, se abrirá el modal para firmar los documentos.

Cuando un expediente tiene el siguiente parámetro para cifrar los documentos “EncryptUploadedFiles = true”, todos los documentos cargados serán encriptados automáticamente y no podrán verlos/descárgalos hasta la apertura de ofertas. Los documentos encriptados (automáticamente o por una acción realizada por el usuario) tendrán un icono de candado que, al ser seleccionado, mostrará un modal.

3.1. Añadir desde documentos de entidad

En el paso para los documentos estará disponible en el icono de los 3 puntos una opción para “Añadir desde documentos de entidad”, pero sólo cuando el documento no haya sido añadido todavía. Al pulsar esta opción se abrirá un modal con los documentos de la entidad para que los usuarios puedan elegir los documentos a añadir.

3.2. Guardar en los documentos de entidad

En las líneas de documentos que aún no están guardados como documentos de entidad, habrá dentro de 3 puntos una opción para añadir ese documento a los documentos de entidad. Al hacer clic en esta opción se abrirá un modal para definir la clasificación y la descripción del documento.

3.3. Documentos de Certificación

Como proveedor o entidad contratante, cuando el expediente haya definido que se requieran documentos de certificación en la fase de propuesta, estos estarán disponibles en la tabla de otros adjuntos en el paso de documentos.

3.4. Expedientes con un sobre

Para facilitar la comprobación de los documentos adjuntados por el proveedor o solicitados por la entidad contratante, este paso tendrá algunos cambios.

Cuando un expediente al que estamos respondiendo no presenta sobres (sólo un sobre económico), este paso tendrá los siguientes detalles:

• Sólo habrá un conjunto de campos para los documentos de la oferta;
• Para todos los documentos solicitados/adjuntos al formulario de respuesta y a los documentos de certificación, tendremos una tabla visible sólo si se cumple una de las condiciones siguientes:
• Se solicitan evidencias; y/o
• Hay preguntas sobre el tipo de adjunto o el adjunto con la plantilla;
• Requisitos que solicitan los adjuntos;
• El proveedor ha adjuntado otros documentos en las preguntas, aunque no los haya solicitado (por ejemplo, añadir un adjunto a un artículo de la lista de precios);
• Se requirieron documentos de certificación en la fase de propuesta (ejemplo de Concurso Público - GOVPT);
• Documentos de la propuesta (PDFs) y carátulas, después de terminar la propuesta.
• Hay un área para otros documentos, dentro de cada sobre;
• Los usuarios deben poder arrastrar y soltar los documentos en cada área de documentos para cargarlos.

3.5. Expedientes con sobres (dos o más)

Cuando un expediente tenga dos o más sobres se mostrará una tabla por cada sobre. Estas tablas serán visibles sólo si hay documentos requeridos o documentos adjuntados por el usuario en las preguntas.

Cada sobre tendrá también un área para cargar otros documentos y para añadir comentarios, y cuando el proveedor adjunte documentos se mostrará la tabla con esos documentos.

4. Paso “Terminar y Enviar”

Cuando el usuario se dirija al último paso para “Terminar y Enviar”, ya sea haciendo clic en el paso o desde el botón de siguiente, la plataforma validará todos los errores, o pulsando en la opción “Validar”.

Durante el tiempo que tarda la aplicación en validar estos errores, lo cual puede ser un proceso algo largo, todos los campos y botones de la propuesta se desactivarán y aparecerá un icono de carga con el siguiente mensaje: “Estamos validando si los datos de la oferta son correctos. Gracias”.

Así, cuando la oferta no tenga ningún error, o simplemente para terminar la propuesta, estará disponible el botón “Terminar y Enviar”. Al hacer clic en el botón de finalizar y cuando corresponda, se abrirá el modal de firma para que el usuario pueda firmar los documentos que genera la plataforma y los documentos que ha cargado. Cuando una oferta sea aprobada, esta información ya no debería estar disponible.

4.1. Firmar una oferta

Si se hace clic en “Firmar más tarde” en el modal de firma o se abandona dicho modal, la oferta será finalizada/aprobada, sin embargo, se mostrará un mensaje sólo para firmar la oferta. En caso de que sea necesario cambiar alguna información, los usuarios deberán hacer clic en la opción “Editar” disponible en el panel fijo de la derecha.

Cuando una oferta haya sido finalizada pero el proveedor no la haya firmado, la oferta mostrará en todos los pasos el widget con un mensaje para firmar la misma.

4.2. Oferta firmada y lista para cifrar y enviar

Después de completar la oferta y firmar todos los documentos adjuntos, todos los pasos de la creación de dicha oferta mostrarán un widget con un mensaje: “Oferta no encriptada y no enviada!” o “Oferta no enviada!” cuando no hay encriptación. Cuando la oferta esté finalizada o finalizada y firmada, este estado del widget se mostrará en todos los pasos de la creación de la misma.

Para cifrar y enviar oferta, debe hacer clic en el botón azul que aparece en la esquina inferior derecha y se abrirá una modal de envío.

Parte de la Entidad Contratante – Contraoferta

Cuando la entidad contratante quiera crear una contraoferta al proveedor, accederá a la página de creación de contraofertas.

Los datos de esta página serán similares a los del proveedor. Las únicas diferencias para una contraoferta están en el primer paso, en el que se presentarán los datos de la oferta (Referencia de la oferta, Tipo y Creada por), un área de texto para colocar las notas de la oferta, el botón de proceder se convierte en “Iniciar Contraoferta” y los demás pasos bloqueados.

Sólo después de que el comprador haga clic en “Iniciar Contraoferta” es que la oferta se creará como un borrador (en edición), se desbloquean los siguientes pasos y se le remitirá automáticamente al paso 2.

Parte de la Entidad Contratante – Oferta Externa

La creación de ofertas externas tendrá los mismos campos y el mismo comportamiento en la creación de ofertas por parte de los proveedores, sin embargo, hay dos grandes diferencias:

1. Sólo se habilitará el primer paso hasta que la entidad contratante complete todos los campos obligatorios y haga clic en “Crear Oferta Externa”;
2. En el primer paso estará disponible un conjunto de campos donde la entidad contratante puede seleccionar/registrar el proveedor al que pertenece la oferta.

1.1. Identificación del proveedor para la oferta externa

Para introducir el proveedor de la oferta externa, la entidad contratante debe añadir el proveedor o registrar uno nuevo en el conjunto de campos “Proveedor”.

Si el usuario hace clic en el botón “+ Seleccionar Proveedor”, se abrirá un modal para buscar y seleccionar el proveedor o registrar uno nuevo.

Para crear un nuevo proveedor para la oferta, porque la entidad contratante no encontró el proveedor registrado, es necesario hacer clic en “Registrar Nuevo” en el modal y se abrirá una ventana emergente para llenar el perfil de esa entidad. Después de crearlo en esta nueva ventana, el proveedor se añadirá automáticamente a la oferta.

1.2. Cambiar Proveedor

La entidad contratante puede borrar o cambiar el proveedor de la oferta haciendo clic en el botón “Cambiar Proveedor” que abrirá el modal para buscar y seleccionar otro proveedor. Después de cambiar el proveedor, se borrará el anterior.

Validar errores

Después de la validación completa, si hay errores en la oferta, la aplicación abrirá automáticamente el panel de errores y los pasos en los que haya errores cambiarán al estado de error. No será posible finalizar la oferta si hay algún error(es).

Si la oferta no tiene ningún error después de validar, será posible terminarla.

Para los expedientes que no necesitan firma de documentos, como es el caso de los contratos menores, aparecerá el botón “Terminar Oferta” en lugar de “Terminar y enviar”.

Tras el envío de la oferta

Tras el envío de la oferta, el proveedor será redirigido a la página de vista de oferta y se le mostrará un mensaje de éxito indicando que la oferta fue enviada con éxito.

Una vez enviada la oferta, los botones estarán disponibles para ver el recibo e imprimir la misma. Al hacer clic en el icono del recibo se abrirá una ventana emergente con el detalle del recibo del envío.

1.1. Ver las ofertas después de su envío

Cuando se haya enviado una oferta y los proveedores accedan a ella a través de la carpeta del expediente, verán su nuevo diseño.

Esta página es muy similar a la página de creación de ofertas, sin embargo, toda la información se mostrará en una única página sin pasos. Los proveedores tendrán también disponibles los anclajes para navegar más fácilmente entre la información.

En el panel de acciones, tendrán una opción para duplicar la oferta cuando sea posible (esto es, en caso de que una oferta no esté encriptada).