Herramientas del Expediente

¿Cómo acceder a las herramientas de tu expediente?

1. Los widgets disponibles en la Carpeta del Expediente se encuentran en la parte izquierda de la página, con nuevos contadores junto al nombre de cada uno.
2. En una licitación pública, en el que el usuario aún no ha mostrado interés, el único widget disponible será el de “Detalle”. Una vez se muestre interés, la página de inicio será el "Área principal" del expediente según los servicios del proveedor.
3. Cuando se haya mostrado interés en el expediente / exista una invitación directa al mismo, la plataforma mostrará los widgets disponibles según el estado en el que se encuentre el expediente.

El proveedor podrá encontrar las siguientes herramientas en la Carpeta del Expediente:

• Área principal;
• Detalle;
• Mensajes;
• Tareas;
• Recibos;
• Eventos;
• Modificaciones;
• Ronda de negociación;
• Ofertas y competidores.

Al hacer clic en cada una de ellas, la información se desplegará en el lado derecho de la pantalla dentro de la “Carpeta del Expediente". Es decir, toda la información del expediente estará disponible en la misma página. Los detalles y funcionalidades de cada herramienta se explicarán a continuación:

Área Principal

En esta pantalla, se mostrará información general del expediente, la cuenta atrás y los próximos pasos que se requiera dar en el expediente. 

¿Cómo acceder al “Área Principal”?

Para acceder al "Área principal", hay que seleccionar un expediente y acceder a la "Carpeta del Expediente". Una vez dentro, en el menú lateral, la primera herramienta disponible será el "Área Principal". Sin embargo, si aún no se ha mostrado interés en el expediente, la única herramienta disponible será la de "Detalle".

¿Cómo gestionar la herramienta “Área principal”?

Tras hacer clic en el "Área principal" se pueden encontrar diferentes pestañas disponibles dentro de la "Carpeta del Expediente" como las mencionadas a continuación:

• La pestaña "Resumen" permite al proveedor tener una vista general del expediente y acceder al cronograma y la agenda del expediente.
• En la pestaña “Propuestas”, los proveedores podrán crear, ver y presentar su oferta.
• En la pestaña "Subastas" los proveedores podrán ver las subastas creadas para el expediente. Esta pestaña sólo estará habilitada cuando dicho expediente tenga definida una subasta o en una "Subasta electrónica” como procedimiento.
• En la pestaña “Contratos” los proveedores podrán ver los contratos generados en el expediente.

NOTA: para una descripción de cada herramienta, ir al Manual de la “Carpeta del Expediente” 

El “Área Principal” permite al proveedor crear su oferta en aquellos expedientes en los que haya mostrado interés, comprobar su lista de licitadores u ofertas y su contrato asociado.

Detalle

Mediante esta herramienta el proveedor accederá a la información general del expediente. 

¿Cómo gestionar la herramienta “Detalle”?

La herramienta "Detalle" mostrará el resumen, la calendarización, el formulario de respuesta, la evaluación, los pliegos y documentos y los mensajes públicos del expediente. Además, el proveedor tendrá disponible el botón “Mostrar detalles del Perfil del Contratante” el cual le redirigirá al detalle del procedimiento con toda su información.

Mensajes

La herramienta "Mensajes" funciona conforma el sistema de comunicación entre el proveedor y el comprador dentro de la plataforma. Es posible crear mensajes y/o aclaraciones, descargar los archivos adjuntos, ver los recibos asociados, buscar mensajes y/o marcar los más importantes para seguimiento.

¿Cómo utilizar la herramienta “Mensajes”?

Para crear un mensaje, haz clic en el botón "Crear Mensaje" situado en el lateral derecho de la pantalla. Tras ello, se debe seleccionar el tipo de mensaje (entre mensaje y aclaración). Tras ello, se abrirá una pantalla nueva para rellenar varios campos.

Cuando el mensaje esté en edición, estarán disponibles los siguientes botones:

• Botón "Borrar": Permite eliminar un mensaje cuando el estado del mismo es "En edición";
• Botón "Guardar": Guarda el mensaje en borrador.
• Botón "Firmar": permite firmar el mensaje.
• Botón "Enviar": Este botón estará siempre disponible salvo en el caso de que sea obligatorio firmar el mensaje, que estará disponible después de la firma.

En cada mensaje se puede consultar el "Recibo del mensaje" haciendo clic en el botón "Ver Recibos". Es decir, cuando el proveedor envíe un mensaje, el sistema generará automáticamente un recibo asociado.

En todos los mensajes que reciba, existirá la opción de crear una nueva tarea vinculada a cada mensaje. Esta nueva opción estará disponible en los tres puntos dentro de cada mensaje y también en el panel de mensajes.

Al crear una nueva tarea a través de un mensaje, aparecerá un cajón con los mismos campos que existen en la herramienta de creación de tareas.

¿Cómo gestionar todos los mensajes vinculados a un expediente?

Dentro de la herramienta "Mensajes" se pueden buscar mensajes a través de la "Búsqueda simple" y/o "Búsqueda avanzada" que se mostrarán en diferentes pestañas, para tener los mensajes más organizados.

Dichas pestañas serán:

• Recibidos: Todos los mensajes recibidos;
• Enviado: Todos los mensajes que fueron enviados;
• En edición: Todos los mensajes que están en borrador;
• Importantes: Todos los mensajes que fueron marcados como importantes a través del icono de la "bandera".

NOTA: La información disponible de cada pestaña dependerá de las vistas "Míos" y "Todos".

Se podrán tener los mensajes “Importantes” en una pestaña aparte, haciendo clic en el icono "Bandera". Tras ello, el icono cambiará de color a rojo y los mensajes seleccionados estarán disponibles en las pestañas "Recibidos" e "Importantes".

Además, el proveedor puede marcar un mensaje como leído/no leído, lo cual le permite marcar como no leído un mensaje al cual ya había accedido. Tendrá disponible el botón "Leído/No leído" donde es posible leer o marcar como no leído el mensaje. En consecuencia de ello, en la pestaña "Recibidos" se podrá ver además una burbuja de color rojo con el número de mensajes no leídos.

Tareas

En esta herramienta, encontrarás todas las tareas asociadas al expediente. Podrás ver los detalles, reasignar las tareas si lo deseas, editarlas y/o eliminarlas.

¿Cómo acceder a la herramienta “Tareas”?

Para acceder a "Tareas", accede a la "Carpeta del Expediente". En el menú lateral, una de las herramientas disponibles será la de las "Tareas".

Mediante esta herramienta puedes acceder a toda la información relativa a las tareas del expediente, las cuales se mostrarán en una tabla. En ella, habrá una burbuja roja que funciona como contador del número de tareas pasadas y de las tareas que deben realizarse en el día actual. Además de ello, habrá otro contador con el número de tareas totales relacionadas con el expediente.

Por otro lado, habrá tres pestañas en la parte superior de la página (según el filtro "Míos" o "Todos"):

• En curso: Muestra sólo las tareas que están en curso;
• Todos: Muestra todas las tareas del expediente;
• Concluidas: Muestra las tareas que ya han sido finalizadas.

Debajo de las pestañas, estará disponible un motor de búsqueda simple y otro avanzado. A su derecha, habrá dos botones:

• Botón “Concluir”: Al hacer clic en el botón, se podrán finalizar las tareas directamente sin tener que acceder a su detalle. Después de "Concluir" una tarea, es posible reabrirla y ejecutar otras acciones en ella (ejemplo: Reasignar tareas). El botón “Concluir” sólo se habilitará cuando el usuario haya seleccionado al menos una tarea.
• Botón “Borrar”: Una vez que se borra una tarea, ya no se puede visualizar. El usuario sólo puede borrar las tareas creadas por él, y el botón "Borrar" sólo se habilita cuando el usuario ha seleccionado al menos una tarea.
• On the widget “Task” the supplier is able to create manual tasks related to the opportunity by using the button “Create Task” available at the beginning of the table.

Recibos

El contenido de los "Recibos" puede variar en función del tipo de acción a la que se refiera. En esta herramienta puedes comprobar lo siguiente:

• Datos sobre las acciones y sus documentos;
• Firmas;
• Sellos de tiempo.

¿Cómo acceder a la herramienta “Recibos”?

Como usuario, puedes acceder a la herramienta "Recibos" a través de la "Carpeta del Expediente". En el menú lateral, una de las herramientas disponibles será "Recibos".  Junto al widget habrá un contador con el número total de recibos.

¿Cómo gestionar la herramienta “Recibos”?

Debajo del título "Recibos" se encuentra un motor de "Búsqueda Avanzada" donde es posible buscar por Tipo de Recibo, Tipo de Evento, Fecha y Creador.

Hay una tabla disponible con las siguientes columnas:

• Tipo;
• Tipo de evento;
• Fecha;
• Creado por;
• Descripción de documento. 

Puede acceder al detalle de cada recibo a través del botón "Detalle" en cada uno de ellos. En la vista de detalle del recibo tendrá disponible una nueva opción para acceder al objeto que originó el recibo (mensajes, publicación del expediente…).

Aquellos que tengan archivos adjuntos tendrán disponible el botón "Exportar", que descargará todos los adjuntos del recibo. Además, la "Fecha de carga del documento" indicará la fecha en que se cargaron los archivos adjuntos en la acción asociada al recibo.

Después de hacer clic en el botón "Exportar", aparecerá una ventana para que escribir el nombre de la carpeta comprimida que se va a descargar con los adjuntos.

Eventos

El registro de acciones realizadas en el expediente, se listan en la herramienta "Eventos". Aquí es posible exportar la información, buscar y ordenar los eventos en función de distintos criterios.

Para simplificar la búsqueda en los motores de búsqueda (simple o avanzada), cada evento tiene cierta información vinculada en él.

¿Cómo acceder a la herramienta “Eventos”?

Puedes acceder a la herramienta "Eventos" a través de la "Carpeta del Expediente". En el menú lateral, una de las herramientas disponibles es la de "Eventos".  Junto al widget hay un contador con el número total de eventos. 

¿Cómo gestionar la herramienta “Eventos”?

Tras acceder a la herramienta de "Eventos", podrás buscar eventos a través del motor de búsqueda simple por: Tipo, Autor o Fecha de creación. Asimismo, también puedes usar el motor de Búsqueda Avanzada.

Junto al motor de Búsqueda Simple/Avanzada, se encuentra el botón "Exportar". Al seleccionarlo, tendrás la posibilidad de exportar la lista de eventos en un archivo de Excel para tener la información en un documento.

Modificaciones

En esta herramienta, puedes encontrar todas las modificaciones relacionadas con un determinado expediente. Además, existe la posibilidad de ver el estado y la fecha de cada modificación.

¿Cómo acceder a la herramienta “Modificaciones”?

Como proveedor, puede acceder a la herramienta “Modificaciones” a través de la “Carpeta del Expediente”. Una vez allí, en el menú lateral, una de las herramientas disponibles será la de “Modificaciones”.

En la herramienta “Modificaciones” tendrás acceso a la información de cada modificación realizada por el comprador, con el detalle de aquello que ha sido modificado. Junto a esta herramienta habrá un contador con el número total de modificaciones realizadas en la oferta por parte del comprador. El icono de alerta aparece junto al número de modificaciones, siempre que se publique una.

¿Cómo gestionar la herramienta “Modificaciones”?

Al hacer clic en la herramienta “Modificaciones” aparecerá una tabla con información detallada sobre cada modificación:

• Tipo: Tipo de modificación (Se podrán realizar dos tipos de modificaciones: 1. Fecha: cuando la modificación está en el calendario del expediente; 2. General: cuando se haga cualquier otro tipo de modificación en el expediente (documentos, cuestionario, ajustes generales, etc.)
• Fecha de publicación: Fecha de publicación de la modificación.
• Motivo: Muestra la descripción que el comprador ha escrito en el “Motivo” de la modificación.
• Detalle: El enlace abrirá el detalle de los cambios realizados en la modificación. Aparecerá una página con el registro de todos los cambios.

Ronda de Negociación

En esta herramienta podrás encontrar el detalle de cada Ronda de Negociación publicada por el comprador. Esta herramienta solo estará disponible en los procedimientos que permitan la negociación y aparecerá únicamente cuando dicha negociación sea publicada.

¿Cómo acceder a la herramienta “Ronda de Negociación?

Para acceder a la herramienta “Ronda de Negociación” ve a la “Carpeta del Expediente”. Una vez allí, en el menú lateral, una de las herramientas disponibles será la de “Ronda de Negociación”.

 ¿Cómo gestionar la herramienta “Ronda de Negociación”?

Una vez se haya publicado una ronda de negociación y el proveedor haya aceptado la invitación a la misma, podrá encontrar el detalle de cada una. En la herramienta es posible acceder al detalle de cada ronda haciendo clic en el botón “Detalle”, y el icono de tres puntos que se encuentra a la derecha de dicho botón permitirá al proveedor ver todas las propuestas presentadas.

Ofertas y Competidores

En esta herramienta podrá encontrar la lista de los competidores y las ofertas del expediente (cuando corresponda, según las reglas de negocio).

¿Cómo acceder a la herramienta “Ofertas y Competidores”?

Para acceder a la herramienta “Ofertas y Competidores” ve a la “Carpeta del Expediente”. Una vez allí, en el menú lateral, una de las herramientas disponibles será la de “Ofertas y Competidores”.

¿Cómo gestionar la herramienta “Ofertas y Competidores”?

Después de que el comprador publique las ofertas y/o la lista de competidores, el proveedor dispondrá de una nueva herramienta en la Carpeta del Expediente con la información relativa a las ofertas y los competidores.

El proveedor puede descargar en un PDF la información correspondiente a un determinado licitador/competidor haciendo clic en el icono   , y también puede comprobar el detalle de la oferta haciendo clic en el botón “Detalle”.

El botón “Exportar” descargará un archivo en formato Excel con la información exacta que aparezca en la herramienta “Ofertas y Competidores”.

El icono de tres puntos permitirá al proveedor ver el perfil del proveedor y el recibo de la oferta.