Gestor de Expedientes

 Funcionalidad exclusiva para servicios de proveedor avanzados

El Gestor de Expedientes es una de las pantallas que tendrá cambios en su organización y presentación. Con el fin de ser más intuitivo para todos los usuarios, tendrá una nueva disposición de página y también nuevas funcionalidades.

Este gestor es similar a la parte del comprador y existen diferentes formas de acceder al mismo, que se detallarán en el siguiente epígrafe:

¿Cómo acceder al Gestor de Expedientes?

Existen tres maneras diferentes de acceder al Gestor de Expedientes a través del menú que aparece en la barra lateral izquierda de la pantalla:

1) Seleccionando la opción “Acciones Rápidas” y en el menú desplegable la opción “Oportunidades”;

2) Seleccionando la opción “Oportunidades”;

3) Seleccionando la opción “Gestión de ventas”» y en el menú desplegable la opción “Oportunidades”.

¿Es la primera vez que accedes a la plataforma?

En caso de que sea la primera vez que un proveedor accede a la plataforma y no haya expedientes disponibles para su empresa, le aparecerá la página principal con el mensaje: “¿Listo para comenzar?” escrito en la misma, además de los siguientes botones:

• “Buscar licitaciones públicas”: Este botón redirige al usuario a la pestaña “Públicos”, donde se mostrará el listado de licitaciones públicas activas para poder empezar a crear ofertas en ellas;
• “Crear categoría”: Esta opción redirige al usuario a la página de configuración de los perfiles de negocio (categorización) de la empresa en las configuraciones de entidad:

Filtros

En la parte superior central de la pantalla, los proveedores encontrarán los filtros “Míos” y “Todos” que clasificarán los expedientes que se encuentran divididos por carpetas en la pestaña “Con Interés”.

• Filtro “Míos”: Enumera los expedientes sobre los que ha trabajado el usuario en cuestión (es decir, aquellos en los que dicho usuario se mostró como interesado);
• Filtro “Todos”: Enumera los expedientes de la empresa del usuario (los que dicho usuario marcó como “interesado” y todos los demás expedientes que fueron marcados con interés por otros usuarios de la misma empresa).

NOTA: El usuario podrá elegir una opción predeterminada para este filtro haciendo clic en el icono de configuración disponible junto a estos dos filtros.

Pestañas

El Gestor de Expedientes se compone de tres pestañas para dividir los expedientes:

1) Pestaña “Con interés”: Esta pestaña muestra los expedientes en los que el usuario ya ha marcado su interés y donde los proveedores pueden encontrar la información más relevante relacionada con cada licitación en la que el proveedor está interesado (ejemplos: referencia y estado del expediente, fecha de publicación...)

2) Pestaña “Sugeridos”: En esta pestaña el usuario encontrará licitaciones restringidas y públicas que coinciden con su categorización y que pueden ser de su interés. Pueden ser resultado de una coincidencia de interés o de invitaciones directas de los compradores;

3) Pestaña “Públicos”: En esta pestaña el usuario encontrará las licitaciones públicas que se organizarán según lo descrito a continuación:

NOTA: Para obtener información adicional sobre cada pestaña, los proveedores podrán hacer clic en el icono , donde se mostrará la explicación del significado de cada una de ellas.

Al acceder al Gestor de Expedientes, los usuarios tendrán a su disposición el botón "Categorización” en la esquina superior derecha de la pantalla. Al seleccionar este botón, los usuarios serán redirigidos a la página de configuración de los perfiles de negocio (categorización) de la empresa en las configuraciones de entidad:

1. Pestaña “Con interés”

Frente al nombre de cada carpeta se presentará un contador con el número de expedientes que contenga la misma:

En la parte superior de las pestañas, los proveedores podrán buscar y filtrar las licitaciones que les interesen en la parte superior de la lista de oportunidades. Al hacer clic en el motor de "Búsqueda simple", el proveedor puede buscar por referencia, título, descripción o nombre del comprador. En el motor de "Búsqueda avanzada" el usuario dispondrá de varios campos para filtrar, como el tipo de procedimiento, la fecha de presentación, etc.

Asimismo, los proveedores tendrán la posibilidad de exportar la lista de expedientes en los que estén interesados, haciendo clic en el botón "Exportar" que descargará la información a un archivo de tipo Excel:

Cuando una empresa esté interesada en un determinado expediente, podrá visualizarlo en carpetas organizadas según sus "estados". Dichas carpetas son las siguientes y mostrarán:

• En curso: Todos los expedientes excepto los que figuran en la carpeta "Archivados";
• En edición: todos los expedientes que tienen al menos una oferta en "borrador" que aún no se ha presentado y en los que la licitación no está "Expirada" o con "Sin interés";
• Con propuestas recibidas: aquellos expedientes en los que el proveedor ya ha presentado una oferta;
• Suspendida: licitaciones que están "Suspendidas";
• En análisis: expedientes que están siendo analizados por el comprador (y que, por ende, el plazo para presentar propuestas ya ha terminado);
• Adjudicados: todas las licitaciones que estén "Adjudicadas";
• Perdido: aquellos expedientes en los que el procedimiento no se ha adjudicado a ese proveedor, sino a otro competidor.

Al hacer clic en la carpeta "Archivados", se desplegarán otras dos carpetas:

• Recepción de ofertas finalizada: mostrará aquellos expedientes que tengan estado "Expirado", en los que el proveedor ha marcado su interés con anterioridad;

• Cancelada: Licitaciones que están "Canceladas", pero sólo las que el proveedor en cuestión ha mostrado interés.

Los proveedores también tendrán la posibilidad de crear sus propias carpetas, con o sin filtros. Para crearlas, es necesario hacer clic en el botón "+ Crear carpeta" (justo debajo de las carpetas "principales") y rellenar varios campos presentados en el cajón lateral que aparece inmediatamente después de hacer clic en dicho botón.

En caso de que el usuario aplique algunos filtros, el sistema creará la carpeta con los filtros aplicados y mostrará automáticamente los expedientes que coincidan con ellos. Si el usuario no aplica ningún filtro, el sistema creará la carpeta vacía y el usuario deberá mover las licitaciones a la carpeta de forma manual, seleccionándolas y moviéndolas a la carpeta correspondiente (opción "Añadir a la carpeta").

Las carpetas creadas se listarán debajo de la opción "Crear carpeta" y se ordenarán de la más a la menos reciente.

Para cada carpeta creada por el usuario, se presentarán las siguientes opciones al hacer clic en el botón derecho del ratón:

• "Editar": Esta opción sólo está disponible para las carpetas que se crearon con filtros. El usuario puede editar toda la información y el sistema debe actualizar la carpeta en consecuencia de ello. Cabe destacar que solo el usuario que haya creado la carpeta puede editarla;
• "Duplicar": Crea una nueva carpeta con las mismas configuraciones que la "original" con la etiqueta traducible "(Copia)" delante del nombre;
• "Borrar": Elimina la carpeta, pero todos los expedientes seguirán estando disponibles en las carpetas creadas por defecto según su estado.

Si los usuarios hacen clic en el botón derecho del ratón sobre un expediente de la lista, el sistema presentará las siguientes opciones:

• Ver detalle;
• No interesados;
• Crear oferta;
• Añadir a carpeta;
• Abrir en una pestaña nueva;
• Abrir en una ventana nueva.

2. Pestaña “Sugeridos”

Los expedientes listados en la pestaña "Sugeridos" se organizarán mediante los siguientes filtros:

• Todos: Enumera todas las licitaciones recibidas por la empresa (incluso si han canceladas por el comprador entre medias);
• Por categoría: Enumera las licitaciones que coinciden con la categorización de la empresa;
• Invitación directa: Enumera las licitaciones a las que la empresa fue invitada directamente;
• Rechazados: Enumera las licitaciones en las que el proveedor no ha mostrado interés o lo ha declinado;
• Recepción de ofertas finalizada: Enumera las licitaciones que están "Expiradas";
• Favoritos: Enumera las licitaciones que fueron marcadas como "Seguimiento" (icono de la bandera roja: ).

Frente al nombre de algunos filtros, los usuarios podrán encontrar un contador con el número de nuevos expedientes que contiene cada carpeta.

Cuando haya expedientes para ser listados, el sistema presentará una sección de búsqueda/filtro en la parte superior de la lista de oportunidades.

Debajo de las pestañas anteriormente mencionadas habrá una sección para la búsqueda simple y avanzada de expedientes:

Dentro de cada pestaña, en la esquina superior derecha (debajo del buscador), el proveedor podrá seleccionar cómo quiere ver la información: Formato de "Lista" o "Tabla".

Al hacer clic en el botón derecho del ratón de un expediente de la lista, el sistema presentará las siguientes opciones:

• Ver detalle;
• Estoy interesado;
• No interesados;
• Abrir en una pestaña;
• Abrir en una ventana.

Al seleccionar una de estas opciones, los usuarios serán redirigidos a la carpeta del expediente en cuestión.

3. Pestaña “Públicos”

Los anuncios presentados en la pestaña "Públicos" (licitaciones públicas) se organizarán mediante los siguientes filtros:

• Últimos publicados: Enumera todos los anuncios clasificados por fecha de publicación (de los más recientes a los más antiguos);
• Sólo mi país: Enumera todos los anuncios publicados por una entidad en el mismo país que el proveedor en cuestión; 
• Procedimientos abiertos: Enumera los anuncios de los que aún no se ha alcanzado la fecha de vencimiento para recibir respuestas (de los que tienen la fecha de vencimiento para recibir respuestas más cercanas a la más lejana); 
• Último aviso: Enumera los anuncios cuya fecha de vencimiento para recibir propuestas es dentro de una semana;
• Favoritos: Enumera los anuncios que marcados como "Seguimiento".

Frente al nombre de algunos filtros, los usuarios pueden encontrar un contador con el número de nuevas oportunidades que contiene la carpeta correspondiente.

Para enumerar los anuncios, la plataforma presenta una sección de búsqueda/filtro en la parte superior de la lista. Debajo de los filtros, habrá una sección para la búsqueda simple y avanzada de los mismos.

En cada pestaña, en la esquina superior derecha (debajo del buscador), el proveedor podrá seleccionar cómo desea ver la información: en formato "Lista" o "Tabla":

Al hacer clic en el botón derecho del ratón sobre un expediente de la lista, la plataforma presentará las siguientes opciones:

• Ver detalle;
• Estoy interesado;
• No interesados;
• Abrir en una pestaña;
• Abrir en una ventana.

Al seleccionar una de estas opciones, los usuarios serán redirigidos a la carpeta del expediente en cuestión.